Инструкция Ошибки при работе с базой

1. Общие ошибки при работе с базой ;
; Данные вносятся не сразу
Контакт добавляется через день или позже
Часть информации забывается или теряется
; Как правильно:
Вносите данные в день контакта или рассылки.

; Отсутствует единый формат заполнения
ФИО записано в разном порядке
Используются сокращения, символы, комментарии в ячейках


; Как правильно:
Заполняйте поля строго по шапке таблицы и принятому формату.
Вначале Фамилия,  а потом имя

; Один и тот же человек внесён несколько раз
Клиент попадает в базу повторно
Создаются дубли записей

; Как правильно:
Перед добавлением нового контакта проверяйте базу по ФИО, телефону или нику.

2. Ошибки при работе с данными клиента ;
; Неполные данные
Не указан источник
Отсутствует телефон или имя
; Как правильно:
Заполняйте все обязательные поля.
Если данных нет — уточните их или используйте допустимый формат (ник).

; Неверный источник клиента
Источник указан «на глаз»
Источники путаются между собой
; Как правильно:
Указывайте реальный источник, откуда был получен контакт.

; Клиент остаётся в Базе потенциальных клиентов после покупки
Клиент купил услугу, но не был перенесён
Продолжается рассылка как потенциальному клиенту
; Как правильно:
Сразу после покупки переносите клиента в Центральный файл.

; Не аккуратно ведется база клиентов
При открытии базы замешательство и нет общего порядка
Используются яркие цвета для выделения
Разный шрифт
Разный размер


; Создаются лишние таблицы
Создаются лишние столбцы, которые вводят в замешательство

; Как правильно:
Создавать один столбец для рассылки, с которым вы сейчас работаете.
; Неправильно заполняется шапка рассылки
Нет даты
Не понятно, что рассылается
Не написано, кто рассылает
Нет года
Нет шапки общей, что сейчас продвигается

; Как правильно:
Понятно и красиво оформлять шапку, чтобы было понятно, что было разослана, дата начала рассылки и кто рассылал. Сделать цвет столбца другим. Сделать рамку у ячейки. Убрать лишние рассылки в конец.
Есть общая шапка рассылок и работы,  что сейчас продвигаем.

; Шапка рассылки не отображает,  что рассылали.
Нет даты
Не понятно, что рассылается
Не написано, кто рассылает
Нет года
Нет шапки общей, что сейчас продвигается
Вместо рассылки написано само направлени,что сейчас продвигаем - марафон




; Как правильно:
Понятно и красиво оформлять шапку, чтобы было понятно, что было разослана, дата начала рассылки и кто рассылал. Сделать цвет столбца другим. Сделать рамку у ячейки. Убрать лишние рассылки в конец.
Есть общая шапка рассылок и работы,  что сейчас продвигаем.

; Столбцы ставятся до телефона или контактов.

; Двойные контакты, два раза указаны столбцы с телефоном

; Не убираются контакты, которые просят не писать им вниз


; Как правильно:
Убирать вниз с контактами, которые не будете работать. Оставлять рабочие контакты, чтобы их можно было посчитать. Выделять цветом, только горячих и перспективных клиентов.


; Не убираются старые рассылки, которые мешают работе

; Как правильно:
Убирать в конец таблицы, чтобы они не мешались. Оставлять актуальные рассылки ближе к контактам



; Неправильная нумерация


; Как правильно:
Поддерживать в актуальном состоянии нумерацию. Выделить цифру 1 и 2, протянуть вниз и нумерация меняется автоматически. Каждую неделю нужно подавать кол-во контактов в базе и нужно обновлять нумерацию.
; Не удаляются пустые строки 


3. Ошибки при рассылках по базе ;
; Рассылка не зафиксирована в таблице
Сообщение отправлено, но отметка не сделана
; Как правильно:
Любая рассылка обязательно фиксируется:
что отправлено, дата, кто отправлял.

; Массовая отметка без фактической отправки
Дата проставлена всем подряд
Нет проверки, было ли сообщение отправлено
; Как правильно:
Ставьте дату только напротив тех клиентов, которым реально была отправлена рассылка.

; Повторная рассылка одного и того же материала
Клиент получает одинаковые сообщения
Возникает раздражение и недоверие
; Как правильно:
Перед рассылкой проверяйте предыдущие отметки в базе.

4. Ошибки в ответственности и контроле ;
; Не указано, кто выполнял рассылку
Невозможно понять, кто отвечал за действие
; Как правильно:
Всегда заполняйте поле «Кто рассылал».

; Самовольное изменение структуры таблицы
Удаляются столбцы
Меняется логика базы
; Как правильно:
Структура базы меняется только с разрешения ответственного лица.

5. Почему важно избегать этих ошибок ;;
Ошибки в базе приводят к:
потере клиентов
искажённой статистике
повторным и лишним рассылкам
снижению доверия к компании
Корректно заполненная база — это:
порядок в процессах
прозрачность работы
рост эффективности и результатов ;;