Программа коммуникация

1.1.  Коммуникация.

Коммуникация – перемещение данных, информации, документов в виде сообщения или общения.
 
Коммуникация может осуществляться как в письменной, так и в устной форме.

1.2. Правила коммуникации в компании.

В компании должна быть письменная коммуникация. Каждое сообщение должно быть оформлено в виде сообщения, задачи или поручения.
То, что не написано, это не правда.
При рассмотрении коммуникации внутри компании первостепенную важность имеет содержание сообщения, а не на грамматические ошибки. Не бойтесь писать послания или ставить задачи, если вы думаете, что напишите не грамотно. Лучше написать сообщение, чем его не написать, даже если оно будет с ошибками.
Каждое сообщение должно быть посвящено только одной теме.
На регулярной основе каждые 30 минут ежедневно просматривайте чаты, рабочий WhatsApp, обращайте внимание на значок уведомлений и сразу отвечайте на все сообщения. Ставить себе сразу задачу.
Если  сообщение относится не к вашей должности, то нужно оперативно вернуть обратно.
Не нужно отвлекать сотрудника своими устными обращениями или вопросами, изложите ваше сообщение письменно.
Все электронные послания должны быть отправлены через соответствующие корпоративные чаты в мессенджерах.

1.3. Виды коммуникации.

Рабочая встреча / совещания. Встречи используются в тех случаях, когда необходимо принять решение или согласовать сложные проекты. На встречи нужно приходить подготовленными и они должны быть регламентированы по времени. Договоренность о встрече создается заранее.

Звонок. Звонок используется только в том случае, если нужно передать очень срочное сообщение, которое требует решения прямо сейчас.

Сообщение. Сообщение — это просьба, напоминание, индивидуальное послание. Сообщение в компании используется, когда необходимо что-то сообщить сотруднику, передать какую-то информацию, что-то уточнить.

Поручения. Поручение — это задание на исполнение, которые исходят от руководителя. Поручения могут быть оформлены как в бумажном виде, так и в электронном. В бумажном виде поручение выглядит как приказ. В электронном виде поручение выглядит как задача.

Служебная записка. Форма коммуникации, где излагается неоптимальная ситуация и предлагается решение. Направляется непосредственному руководителю.
 
Форма направления.

Форма направления – форма, в которой указаны последовательность шагов и ответственные посты за выполнение этих шагов. 

Форма направления соединяет посты в компании. Один сотрудник, выполнив свои действия направляет форму другому сотруднику. В форме направления указаны шаги и место для подписи, чтобы не забыть все действия, которые необходимо выполнить.

Примеры форм направления:
форма направления на увольнение,
форма направления на отпуск,
форма направления на оформление нового сотрудника,
форма направления на возврат товара.

Информационные доски / доски объявлений. Информационные доски используются для донесения информации внутри компании среди сотрудников. Информация на информационных досках вывешивается уполномоченным лицом.

1.4. Правила любой коммуникации с клиентами, партнерами и контрагентами.

Здороваться.
Обращаться клиенту, партнеру, контрагенту по имени и имени отчеству. Если до этого не было других договоренностей.
Обращаться клиенту, партнеру, контрагенту на Вы. Если до этого не было других договоренностей.
Вести диалог, а не монолог. Задавать вопросы и давать подтверждения ответам (“Хорошо”, “Я вас понимаю”, “Я вас понял”, “Спасибо”).
Не перебивать. Давать высказаться.
Быть доброжелательным, писать и общаться, так как вы хотели бы, чтобы общались с вами.




1.5 Правила любой коммуникации внутри компании с сотрудниками.

Здороваться.
Обращаться к сотруднику вежливо.
Не общаться на повышенных тонах.
Не устраивать “разборки” в переписки.
Не переходить на личности при общении.
Не давать ненужные комментарии в общении и не давать оценку сообщениям.
Если сотрудник в чем-то не разобрался, то подскажите какие материалы можно переизучить или обратиться к сотрудники или руководителю компетеному по этому вопросу.
Нельзя устраивать “разборки” в публичном пространстве и в чатах сотрудниках. Если что-то осталось непонятным можно написать личное сообщение.   
Не нужно показывать неправильности, ошибки сотрудника публично.
Нельзя унижать публично сотрудника, показывая что он не прав. Попытайтесь вначале разобраться и посмотреть на ситуацию сотрудника.
При обработке информации не поддавайтесь панике и не воспринимайте полученную информацию “в штыки”.  Переизучите коммуникацию и спокойно посмотрите на нее. Рассмотрите коммуникацию с разных сторон. И если полностью уверены, что точно разобрались и видите неправильность, напишите личное сообщение , спокойно изложив ваше видение.
Любое общение внутри компании должно быть положительно настроенным. Будьте вежливыми. Внутренняя атмосфера в коллективе очень чувствуется как и другим сотрудникам, так и клиентам компании. Благоприятная обстановка помогает эффективно работать и повышает показатели работы компании.
Не распространяйте слухи, неприятные новости и непроверенную информацию. Если в чем-то не разобрались, не нужно передавать ее дальше.
Если вы столкнулись с негативом в своей работе, не нужно идти к другим сотрудникам “изливать душу”.

1.6. Оформление мессенджеров.
Для удобства общения необходимо,  чтобы у каждого сотрудника было актуальное фото на аватаре и полностью прописанное фамилия и имя.
Информация о себе должна содержать положительное сообщение либо отсутствовать.