Инструкция Учет заявок

1.1. Учет поступивших заявок.
Контроль дохода начинается с контроля поступивших заявок. Мы отмечаем сколько заявок поступило в компанию.
Учет ведется в таблице “Заявки”.

В этой таблице мы можем отследить сколько обратившихся клиентов купило что-то. И если есть люди, которые не купили, то мы можем с ними продолжить работу и помочь им приобрести товар или услугу.

Учет ведется в таблице “Заявки”



№ - колонка номер заявки за неделю

Дата - дата, когда поступила заявка.

ФИО - фамилия имя клиента. Правила компании!!! Всегда пишется фамилия, а потом имя клиента!!! Чтобы везде бились таблицы нужно заполнять одинаково везде информацию.

Телефон - телефон обратившегося человека. Телефон записывается тогда, когда человек новый и его контакта у нас нет, чтобы потом занести его в базу клиентов. Если он что-то покупал, то пишет цф.

Откуда узнал - источник получения информации о нас, о компании и об услуги. Если это личное письмо по цф, пишем личное письмо по цф. Если это еженедельная рассылка, то пишем рассылка. Если пришел с Инстаграм, то пишем инстаграм (сокращенного инста). В последующем можно анализировать откуда пришел клиент, чтобы увеличивать действия по этому каналу. 

Кто направил - имя человека, кто дал заявку. Если это партнер (тот кто направляет к нам клиентов), то пишем партнер. Если это была проделана работа сотрудником компании, то пишем имя сотрудника компании.

Что заинтересовало - какой услугой заинтересовался человек, что именно ему было интересно, на что пришла заявка.

Город - с какого города, чтобы понимать разницу во времени для общения.

Кто взял в работу - кому была передана заявка, кто из сотрудников взял его в работу.

Включен в рассылку - если клиент новый, то его обязательно нужно включать в рассылку, потому что раз неделю делается массовая рассылка по цф и по базе. Он должен быть туда включен, иначе он не будет получать ее. Пишется имя кто включил и дата включения.

Видео или материалы - какие видео или материалы были отправлены.

Интервью - было ли проведено интервью и дата проведения интервью.

Разрушение / боль - какое разрешение у клиента, что хочет улучшить.

Оплатили - указываем, что клиент, оплатил услугу, на которую оставил заявку. Это столбец указывается, когда мы раз в неделю отмечаем статистики, чтобы понять процент клиентов, которые подали заявку и сколько оплатили.


Скрытые столбцы:
Новый человек - обозначаем новый человек или нет, чтобы тоже учитывать сколько новых клиентов обращается в компанию.

Факультет - знаком с технологией или нет, чтобы выстраивать общение.

1.2. Когда нужно вести учет заявок.

Таблицу необходимо заполнять ежедневно, когда ведется учет исходящего потока, потому что сразу же можно отследить все поступившие заявки за день.

Очень важно заполнять полностью таблицу полностью.


Если в ходе работы не успеваете заполнить таблицу, то нужно записать ключевую информацию, чтобы не потерять данные.
А по окончанию недели заполнить все данные, чтобы таблица содержала всю необходимую информацию.


Если заявки заполняют несколько сотрудников, то они могут иметь цветовые отличия.



Таблица “Заявки” может содержать как и наши клиентов, так и потенциальных новых клиентов. Если клиент обратился в первый раз то, нужно отмечать его цветом светло-желтым и считать таких людей в отдельную статистику. Так можно видеть количество новых заинтересованных и охват новых людей.

Если по заявке была совершена покупка, то нужно вычеркнуть и выделить фиолетовым цветом.

1.3. Учет заявок в конце недели.

В конце недели, когда подается отчет по статистикам нужно
заполнить полностью всю информацию в таблице “Заявки”.
отметить покупки по заявкам
посчитать статистики заявок за неделю и отметить в таблице Статистика.

Количество заявок - это количество общих заявок за неделю.

Количество заявок от новых людей - это количество заявок, которые пришли от новых людей, которые ничего не купили.
1.4. Ситуации по заявкам

Что делать если заявка поступает один раз, потом человек не оплачивает и потом опять поступает заявка. Сколько раз нужно фиксировать ее в учете?

Ответ: если заявка поступает в течении недели несколько раз, то мы фиксируем заявку только один раз.

1.5. Ошибки в учете заявок.

Не разделять понедельно заявки


Не ставить нумерацию


Разный шрифт и размер





Нет информации, что заинтересовало


Писать сначала имя. Пишет в одном формате в начале фамилию, потом имя


Оставлять пробелы впереди



Очень важно изначально заполнять правильно информацию, потому что эти данные будут перенесены в базу потенциальных клиентов.