Инструкция 6 Как описывать инструкции для Должност

1.1. Как писать инструкции.
Инструкция пишется пошагово. Поэтому вначале нужно понять саму структуру деятельности и составить список функций.
 
Этот список позволит разгрузить голову и не быть в состоянии хаоса. Обычно вначале не знаешь, с чего начать писать инструкцию, каша в голове. Поэтому вначале составляется содержание, а потом идет описание каждого пункта из списка.
Любая деятельность состоит из подготовки к основной работе, саму работу и ее завершение. Поэтому нужно понимать, что нужно делать для подготовки к работе и это будет начало самой работы.
 
Создается пошаговый скелет описания работы. Эти шаги нужно расставить по правильному порядку.
 
Определяем какой результат получается по завершению работы и какие шаги необходимо выполнить, чтобы получить этот результат.  Дополняем наш скелет. Составив скелет, можно уже наращивать «мясо» и описывать по каждому пункту как это нужно делать.
 
Если тяжело написать список в виде скелета, то просто начните писать инструкцию и мысли и идеи могут прийти по ходу описания инструкции.
 
Например, работа менеджера по обучению сотрудников инструкция “Как обучать сотрудников”.
 
Мы прописываем основные вещи, которые нужно сделать:
1.     Подготовка. За даем вопрос что нам нужно для обучения сотрудников: обучающие материалы, кто будет обучать, где будет проходить обучение
2.     Само обучение. Дать материалы для обучения. Сотрудник обучается. Правила обучения. Контроль процесса обучения и его завершения.
3.     Завершение обучения. Проверка обучения. Аттестация.
 
Каждый пункт можно расписать в виде шагов и получиться отдельная инструкция:
«Как подготавливать материалы для обучения»
«Как подготовить специалиста по обучению»
«Как определить кому предназначено обучение»
«Как правильно хранить материалы для обучения»
«Как предоставлять доступ к материалам»
«Как начать обучение»
«Как контролировать обучение»
«Как проверять обучение»
«Как проводить аттестацию»
«Как заносить данные по обучению»
«Как завершать обучение»
 
Это будет структура. Она может меняться по ходу описания. Но уже есть на что опираться и добавлять новые идеи. Если пришла какая-то идея к какому то пункту, то можно в кратце в скобках написать, чтобы не потерять мысль.
 
Обязательно в инструкции должна быть логическая последовательность, чтобы не запутаться.
 
1.2. Визуализация инструкций.
Очень важно вставлять скрины и картинки для наглядности. Тяжело воспринимать голый текст, особенно когда нет представления об изучаемом предмете. Старайтесь раздобыть больше информации в виде картинок.
Нужно понимать, что сотрудник будет обращаться вновь и вновь к инструкции для того, чтобы сделать работу по шагово. Чем больше будет визуализации, тем легче сотрудник освоит должность.
 
Можно вначале подготовить текст и красным шрифтом указать, где необходимо вставить фото.
 
 Например:

Когда скрин вставлен:


1.3. Как вставлять картинки в инструкции.
Можно разбавлять инструкции картинками из жизни, если у вас нет фото и картинок. Для этого заходим в поисковую систему и набираем короткую идею, о чем говориться в инструкции.
 
Например. Описание коммуникации.
 
В поисковике можно набрать хаос и замешательство на рабочем месте.

Нажимаем Картинки. Можно сразу в поисковике писать слово картинки.

Находим подходящую картинку
 
 
Вставляем в текст.
 
Делаем необходимую редакцию. При необходимости можно обрезать картинку и отредактировать обтекаемость картинки относительно текста.
 
Для этого нужно нажать правую кнопку мыши и появится панель, если вы работаете в Google диске.

 
Если нет, то нажимаем правую кнопку мыши, выбираем Перенос текста и нужный перенос картинки относительно текста.