Инструкция 5 Как оформлять инструкции

1.1. Стандарты оформления инструкций.
У компании есть свои стандарты оформления документов.

Например:

Если стандартов написания нет, то необходимо их создать и подать на одобрение.

1.2. Правила оформления инструкций.

Основные правила оформления:
Текст должен быть одного шрифта, который легко читается и не отнимает внимание читающего. Такой текст тяжело будет прочитать и будет отнимать время и внимание читающего инструкцию. Как бы некрасиво выглядел шрифт нужно понимать, что чем проще написана инструкция и меньше в ней тяжелых вещей и отвлекающий моментов, тем легче сотруднику будет понять материал и приступить к работе.
Шрифт нужно стараться использовать один. Выделять только ОЧЕНЬ значимые части текста и заголовки.
Использовать один цвет в написании. Выделять цветом текст только с целью подчеркнуть или обратить внимание на какую-то идею, чтобы сотрудник обратил на данную информацию внимание. Не создавать пестрых и вычеркнутых инструкций.
Все инструкции должны быть оформлены в одном стиле. Нельзя одну инструкцию оформлять по одному, а другую по-другому.
Стремиться к простоте. Чем проще оформление и отвлекающих вещей, тем лучше.
Нумерация и сортировка должна быть в одном стиле и одинаковое выравнивание текста.










Неправильное выравнивание нумерации:


Правильное оформление нумерации:




7. Выравнивание должно быть по ширине.
Неправильное выравнивание:

Правильное выравнивание:


Как исправить выравнивание:

7.1. Выделить текст




7.2. Найти панель выравнивания и выбрать Выровнять по ширине:



8. Отступы и абзацы должны быть одинаковые.

Неправильное оформление отступа:



Правильное оформление отступа:

Отступ изменяется наверху в линейки:

9. Стараться новую идею оформлять с нового абзаца, а новую главу с нового листа.

Неправильное оформление:



Текст разорван на две страницы. Необходимо отредактировать документ, чтобы текст начался с новой страницы.

Также можно изменить размер рисунков, добавить или убрать их.
Текст визуально должен быть читабельным.
Нужно учитывать что, при переносе документа с одного носителя на другой (например,  google диск) будет меняться оформление.

10. Вставлять в верхний колонтитул логотип компании, название компании и название материала.

Наверху на панели кнопка Вставка – Верхний колонтитул.


 В разных программах оформление колонтитула может по-разному.


Обязательно в верхний колонтитул должен входить: логотип компании, название компании и название документа.

11. Вставлять в нижний колонтитул.

Наверху на панели найти Вставка – Нижний колонтитул.

Во всех документах должен быть текст (шрифт 5):

Принадлежит организации “название компании”.  Не подлежит передаче третьим лицам.
Несанкционированное копирование, использование, воспроизведение или распространение материалов являются нарушением авторских прав.



12. Делать нумерацию страницы.