Инструкция 4 Как описывать Должностную инструкцию

Должностная инструкция прописывается не в том порядке, как она выглядит. Нужно прописать каждую часть и потом расставить их по порядку.

Написать Цель должности.
Когда мы описываем Цель должности мы отвечаем на вопрос “Зачем эта должность нужна?” “Какой замысел должности”.
 
Цель формируется в виде ответа на вопрос: «Что делать?»
 
Цель пишется не в будущем времени. Например, будет неправильно написать для менеджера по персоналу “найти новых сотрудников”. Будет правильно написать “находить и нанимать квалифицированных сотрудников”.

Прописать Результат работы должности.
Необходимо определить какой результат получает сотрудник на своей должности. Результат должен соответствовать цели должности.

Прописать Должностные обязанности должности.
Здесь нужно прописать обязанности, которые относятся именно к должности. Что необходимо выполнять должности, чтобы достигать своего результата работы. Здесь мы прописываем ЧТО нужно делать. Отдельно в Должностной папке прописываются инструкции КАК выполнять действия в виде шагов.

Общие обязанности сотрудника.
Общие обязанности сотрудника — это общие обязанности, которые относятся к сотруднику, потому что он работает именно в этой компании. У каждой компании есть свои правила ведения работы, принципы и кодексы. Поэтому каждый сотрудник должен их знать и выполнять. Эта часть Должностной инструкций будет одинаковой для всех должностей. Поэтому ее необходимо прописать один раз и просто копировать и вставлять в инструкции. Общие обязанности берутся из общих правил компании.

Положении в структуре компании.
Определяется, где находится должность относительно структуры компании. Для того, чтобы описать эту часть необходимо иметь оргструктуру компании. В оргструктуре мы находим должность и прописываем кому подчиняется должность, и кто находится в подчинении должности.
Идеально вставить схему компании в Должностную инструкцию. Вставляется только часть оргструктуры, чтобы можно было увидеть в каком департаменте находится сотрудник и в чем он подчинении.
Если оргструктуры нет, то пишется информация кому сейчас подчиняется должность и кто находитсяв подчинении.
Бывает, что на данный момент у должности нет подчиненных, но они планируются в будущем. Мы тоже это прописываем.

Например:
“По мере расширения компании будут наниматься подчиненные: кладовщик, менеджер по обработке заказов на сборку, сборщики, упаковщики, логисты, менеджер по оформлению документов и экспедиторы”.

Квалификационные требования.
Описать какие навыки нужны и знания, чтобы выполнять обязанности должности. Описываем, что нужно знать и какие программами нужно владеть для работы.
Здесь можно прописать личные характеристики человека, который занимает эту должность. Это будет аватар (портрет) сотрудника на этой должности.
Если это руководящая должность, то мы прописываем портрет руководителя.


Рабочее место и инструменты должности.
Описать какое оборудование и инструменты нужны для выполнения работы на данной должности.
Какое оборудование и инструменты передается сотруднику и закрепляется за ним. За исправность этого оборудования сотрудник несет ответственность.

Распорядок дня.
Описываем какое расписание работы:
во сколько нужно приходить на работу
во сколько заканчивается рабочий день
обеденные перерывы
выходные дни
часы работы в праздничные дни

Регулярные действия.
Расписываем повторяющиеся задачи должности. Нужно расписать ежедневные, еженедельные, ежемесячные, ежеквартальные и ежегодные задачи.

Коммуникация и взаимодействие с другими должностями.
Каждая должность взаимодействует с другими отделами и подразделениями в компании. Поэтому необходимо расписать какое взаимодействие есть сейчас и какую коммуникацию куда направляет описываемая должность.

Показатели работы.
Описываем статистики должности. Нужно расписать главные статистики, по которым будет измеряться работа сотрудника на этой должности. Статистика должна отражать работу сотрудника, так чтобы он мог на нее воздействовать. Потому что в будущем он будет получать зарплату, исходя из этого показателя работы. Пишем название показателя работы и ее расшифровку. У должности может быть несколько показателей работы. Если статистика не новая и компания ее ведет, то нужно расписать как считать и вести статистику, приложив скрины таблиц.

В этом разделе также мы описываем подстатистики. Подстатистики — это статистики, которые приводят к результату основной (главной) статистики. 
Например, главная статистика менеджера по продажам - доход компании. Чтобы его получить нужно выполнять разные действия, которые мы можем измерить статистикой.
Это может быть исходящий поток сотрудника в баллах, количество встреч с клиентами, количество выставленных коммерческих предложений, количество выставленных счетов. Когда ведутся подстатистики они могут повлиять на главную статистику, т. е. при росте подтстатистик будет расти и главная статистика.
Поэтому важно их тоже указывать.





Типовые ошибки.
Ошибки, которые были на этой должности или могут быть. Здесь мы не прописываем невыполнение обязанностей. Здесь мы прописываем нюансы выполнения работы и с ошибками, с которыми может столкнуться сотрудник.

Успешные действия.
Расписываем действия, которые приводили к результату. Выполняя эти действия, мы всегда получаем результат на этой должности.