Должностная инструкция руководитель отдела найма

ЦЕЛЬ ДОЛЖНОСТИ:
Обеспечивать компанию эффективными, квалифицированными, с моральными и нравственными принципами сотрудниками в достаточном количестве.
 
ПОЛОЖЕНИЕ В СТРУКТУРЕ КОМПАНИИ:
Руководитель отдела найма находятся в подчинении у руководителя отделения построения.
При расширении компании в подчинении руководителя отдела найма будут находиться менеджер по найму, менеджер по стажировке, менеджер по кадровому учету.

КВАЛИФИКАЦИОННЫЕ ТРЕБОВАНИЯ:

Профессиональные качества:
Высшее образование
Уметь работать с ПК и офисом (Word и Excel).
Уметь работать с 1С и Зарплата кадры
Уметь осуществлять отбор кандидатов и использовать тесты при найме
Уметь оценивать людей и их поведение
Знать трудовое законодательство

Личностные качества:
Способность полному пониманию и осознанию задач, того что требуется и в какие сроки.
Исполнительность - склонность завершать порученные дела.
Организованность - умение структурировать и планировать свою работу.
Ответственность - чувство обязанности и ответственности за свои действия.
Обучаемость - способность быстро усваивать новую информацию и навыки.
Коммуникабельность. Способность к общению, установке связей и отношений. Способность вступать в контакт.
Стрессоустойчивость - способность сохранять спокойствие в стрессовых ситуациях.
Настойчивость -  это качество человека, проявляющееся в упорстве, решимости и целеустремленности при достижении поставленных целей или решении задач.
Алертность - быстрота реакции на изменения внешних условий.
Активность - способность поддерживать быстрый темп движения.
Многозадачность - способность эффективно выполнять несколько задач одновременно.
Способность планировать и организовывать дела. Уметь ставить задачи на долгий срок и воплощать их в жизнь.
Презентабельная внешность.
Тактичность. Умение себя вести с принятым этикетом и принятыми правилами в обществе.
Открытость. Свойство личности человека, который не скрывает свои чувства, эмоции и мысли, максимально откровенен с новыми людьми. Открытый человек – это тот, кто легко и свободно делится информацией, говорит о проблемах, восприимчив к новым знаниям и подходам в работе.
Вежливость.  Под вежливостью обычно понимают умение уважительно и тактично общаться с людьми, готовность найти компромисс и выслушать противоположные точки зрения.
Приветливетливость. Положительное нравственно этическое качество личности, характеризующее радушие человека, его благожелательность, обходительность, внимательность и даже щедрость.
Грамотная речь. Это умение изъясняться литературным языком так, чтобы донести свою мысль до собеседника, исключив двоякое толкование своего посыла.
Позитивность. это качество или состояние позитивного, оптимистичного или конструктивного настроя. Она включает в себя надежду и уверенное отношение к жизни, сосредоточенность на возможностях и шансах, а не на проблемах и ограничениях.
Доброжелательность. Характеристика и черта личности, которая проявляется в готовности помогать другим, проявлять понимание и уважение к взглядам и чувствам, и внимательно относиться к потребностям и благополучию.
Преданность. Верность и непоколебимая приверженность, проявляемая даже в трудных обстоятельствах.

Выглядящий опрятно, чисто, высокостатно.
Ответственный и доводящий дела до результата.
Спокойно реагирующий на различные ситуации.
Хороший словарный запас, чтобы мог хорошо описывать должностные инструкции
Уметь создавать хорошую атмосферу.
Может зарядить сотрудников на работу.
Уметь вдохновлять и мотивировать сотрудников на работу.
Имеет желание создавать эффективную команду.
Создающий хороший имидж компании в своей области работы в компании.
Умеющий думать логически и быстро принимать решения.
Иметь аналитический склад ума
Уметь доводить дела до завершения и результата
Любить порядок и создавать таблицы
Уметь общаться с людьми и улаживать негативные ситуации



РАБОЧЕЕ МЕСТО И ИНСТРУМЕНТЫ ДОЛЖНОСТИ:
Компьютер. Рабочий стол, стул. Принтер. Стандартный набор канцтоваров. Телефон и сим-карта. Стеллаж для хранения документов. Сейф для хранения документов.

Доступы в рабочие программы и чаты:
СРМ система
Рабочая почта
Google-диск
Телеграмм
чаты WhatsApp

ПОРТРЕТ РУКОВОДИТЕЛЯ:
Целеустремленность
Умение планировать
Ответственность
Умение отдавать приказы
Умение организовывать
Уметь оказывать влияние и требовать исполнения
Умение доводить дела до конца
Общительность
Быть позитивно настроенным
Стабильность
Быть способным обучаться и иметь желание обучаться

Целеустремленность. Руководитель должен уметь ставить большие цели и достигать их. Имея постоянный фокус на цели, руководитель будет понимать куда двигаться самому и двигать свою команду. Хорошие руководители умеют ставить цели и писать планы по достижению этих целей.

Умение планировать. Руководитель должен быть способность выстраивать путь достижения цели. Планирование должно осуществляться как стратегическое, так и тактическое в виде понятных задач, которые спускаются подчиненным для выполнения.

Ответственность. Руководитель берет ответственность не только за свои действия, но и за действия своих сотрудников. Руководитель не ждет приказов, чтобы действовать. Он берет ответственность и действует согласно правилам и регламентам компании. Руководитель является причиной и может самостоятельно принимать рациональные решения. Он действует по собственной инициативе.

Умение отдавать приказы. Руководитель должен уметь отдавать приказы своим подчиненным. Эта отдача приказов должна быть твердая и уверенная. Отдавая приказы, у руководителя не должно быть не тени сомнения и неуверенности. Приказы не отдаются форме просьб и уговоров.

Умение оказывать влияние и требовать исполнения. Руководитель должен быть способен отдавать приказы и оказывать влияние, чтобы сотрудник действительности начал выполнять порученное ему дело. Влияние руководителя показывает его силу и мощь, что не дает усомниться подчиненного в намерении руководителя. Благодаря способности оказывать влияние руководитель добивается результатов в работе.

Умение доводить дела до конца. Руководитель добивается, чтобы работа была сделана. Он доводит ее до конечного результата. Этого от него ожидает компания и сотрудники. Он контролирует работу сотрудников и добивается ее завершения.

Общительность. Руководитель решает большое количество ситуаций на работе через общение. Поэтому умение общаться и быть коммуникабельным это важное качество для руководителя. Через общение руководитель влияет на сотрудников, может изменить их точку зрения и урегулировать разные вопросы.

Умение организовывать. Руководитель должен уметь организовывать свои дела и дела своей области ответственности. Правильная организация дел приводит к упорядочиванию области, которая может производить к большему результату.

Быть позитивно настроенным. Руководитель должен находить в жизни, в своей работе и в работе сотрудников не только отрицательные, но и положительные моменты. Если руководитель будет смотреть и искать только негатив, то он не сможет достичь поставленной цели.

Быть стабильным. Руководитель является стабильным сотрудником компании, к которому всегда можно обратиться. Он не отсутствует и не находится где-то в другом месте. Он занимает устойчивое положение в компании, он имеет определенный статус и звании и выполняет обязанности в соответствии с этим положением. Его знают, его видят, с ним можно связаться тем или иным способом.

Быть способным обучаться и иметь желание обучаться. Руководитель должен постоянно повышать свою компетенцию и быть выше на голову по знаниям своих подчинённых. Поэтому руководитель должен иметь стремление к познанию чего-то новому. Повышая свою компетентность как руководителя, он повышает успех достижения результата сотрудниками.

















ОБЩИЕ ОБЯЗАННОСТИ СОТРУДНИКА:
Базовые обязанности:
Знать и соблюдать общие правила и инструкции сотрудника.
Соблюдать расписание компании. Приходить вовремя на работу.
Соблюдать и обеспечивать порядок на рабочем месте.
Знать результат работы своей должности и других подразделений.
Постоянно обучаться и повышать собственный уровень знаний на своей должности.
Выглядеть опрятно. Следить, чтобы не было посторонних неприятных запахов. Следить за аккуратностью ногтей и прически. Содержать свою одежду настолько презентабельной, насколько это возможно.
В полном объеме соблюдает правила техники безопасности, охраны труда, пожарной безопасности, трудового распорядка.
Нести материальную ответственность за выданное товарно-материальные ценности, денежные средства и товары компании.
Сообщать ответственному по материальной части, если на территории компании есть что-то, что нуждается в ремонте.
Следить за тем, чтобы был запас всех необходимых материалов для выполнения своих обязанностей.
Выполнять иные поручения руководителя, не учтенные в данной инструкции, но имеющие отношение к исполнению прямых должностных обязанностей.
Участвовать в общем собрании сотрудников.

Административные обязанности:
Считать и вести отчеты по результатам работ с действующими правилами компании (показатели работы).
Сдавать ежедневный и еженедельный отчет по работе руководителю/ ответственному лицу.
Ежедневно планировать свою работу на день.
Участвовать в совещании с руководителем (дневные и недельные).
Составлять и одобрять у руководителя еженедельный план работы.
Придерживаться системы заказов на приобретение, принятой в компании.
Составлять заявки на приобретение услуг и товаров, необходимых для выполнения работы на данной должности.
Отвечать на корреспонденцию и коммуникацию своей должности, направлять нужным сотрудникам.








ДОЛЖНОСТНЫЕ ОБЯЗАННОСТИ:

Работа с оргструктурой компании:
Следить за наличием оргструктуры в компании.
Поддерживать оргструктуру компании в актуальном состоянии.
Быстро вносит в оргструктуру компании необходимые, одобренные руководством изменения и дополнения.
Отмечать в оргструктуре компании все кадровые изменения, чтобы в любой момент любой сотрудник компании ясно понимал кто выполняет ту или иную функцию.
Корректировать данные в оргструктуре компании во время отпуска сотрудника, увольнения, повышения или понижения.
Анализировать загрузку сотрудников компании и делать выводы о том, как распределить функции в оргструктуре компании между ними, определять последовательность найма сотрудников.
Обеспечивать, чтобы все сотрудники знали оргструктуру компании, используя для этого тренировки для сотрудников.

Работа с формами направления:

Разрабатывать разные формы направления в виде проверочного списка для направления сотрудников, клиентов, стажеров на бизнес-процессы компании.
Вводить в действие формы направления и добиваться, чтобы они использовались и это приводило к повышению скорости и качества процессов в компании.
Проводить тренировки по использованию форм направления, чтобы находить и устранять неоптимальности.
Работа с должностными папками.

Создание, коррекция и выпуск должностных папок:

Создавать должностные инструкции для каждого сотрудника компании.
Создавать программы обучения для прохождения должностных инструкций.
Создавать должностные папки для каждого сотрудника.
Создавать полные программы обучения сотрудников по должностным папкам.
Быстро пополнять должностные папки новыми документами и регламентами.
Хранить архив оригиналов всех документов, копии которых находятся в должностных папках.
Делать коррекцию должностных папок и вносить изменения в имеющиеся должностные папки.

Обучение сотрудников должностным обязанностям совместно с менеджером по обучению сотрудников :
Составлять программы обучения для сотрудников.
Проводить обучение по должностным инструкциям сотрудников.
Проверять обучение по должностным инструкциям.
Проводить обучение по должностным папкам сотрудников.
Проверять обучение по должностным папкам.
Вести учет движения по обучению каждого сотрудника.

Проверка по должностным обязанностям сотрудников
Проводить еженедельно короткие проверки всем сотрудникам на знание материалов по должностным папкам.
Отправлять на переобучение материалов, если сотрудник не справился с проверкой.

Найма сотрудников.

Реклама и продвижение о приеме на работу:
Проводить опросы по действующим сотрудникам.
Обрабатывать запросы на сотрудников от подразделений.
Готовить тексты для вакансий.
Создавать красивые презентационные материалы для найма.
Одобрять у руководителя тексты, рекламу для продвижения в области найма.
Размещать объявления по найму.
Делать большой исходящий поток, задействуя все одобренные источники найма новых сотрудников.
Активизировать сотрудников, чтобы они рекомендовали работать в компании.
Создавать игры по привлечению новых сотрудников.
Поощрять сотрудников, которые направили большое количество новых кандидатов на работу.
Вести учет исходящего по найму.
Оплачивать и отчитываться о расходах по размещению объявления по найму.
Обработка входящих звонков по найму:
Обрабатывать входящие звонки от кандидатов на вакансии.
Анкетировать кандидатов.
Вести файл потенциальных сотрудников.

Проводить собеседования:
Проводить собеседование кандидатам
Хорошо выглядеть и создавать профессиональный имидж кабинета, где проводятся собеседования

Найма сотрудников:
Получать рекомендации от бывших работодателей.
Отбирать кандидатов (просматривать резюме, анкеты).
Нанимать новых сотрудников в соответствии с квалификационными требованиями для сотрудников, чтобы найм осуществлялся из правильных, соответствующих правилам компании источников найма сотрудников.
Анализировать источники входящего трафика по найму.
Подавать руководителю еженедельно отчет по воронке найма.
Создавать действия по пиару найма.
Быстро и своевременно находить замену уходящим сотрудникам.
Выводить кандидатов на стажировку.


Стажировки новых сотрудников и введения в должность.

Стажировка:
Составлять программу стажировки.
Проводить ориентацию новым стажерам.
Проводить стажировку с новыми сотрудниками.
Проводить через обучающий материал новых стажеров (формы для стажеров).
Готовить тестовые задания для стажеров, чтобы смотреть на их результативность.
Проводить совещания стажеров в конце рабочего дня и брать обратную связь.
Оценивать работу стажеров.
Правильно увольнять не подходящих стажеров.
Обучаться нанимать и повышать свою компетентность в этой области.
Писать план по найму и одобрять его у руководства.

Назначение и распределение сотрудников:
Правильно распределять новых сотрудников по структуре компании после завершения стажировки.
Не позволять несанкционированно переводить с одной должности на другую.

Введение в должность:
Прояснять стажеру его конечный результат работы и его функции.
Вводить в должность новых сотрудников.
Обучать должностной инструкции
Проверять материалы по обучению должностной инструкции
Вводить в должность сотрудников, которые были перемещены в структуре компании (повышение, понижение).
Составление программ обучения по должности для новых сотрудников:
Составлять программу ученического периода совместно с непосредственным руководителем, отслеживать результаты выполнения этой программы и давать сотруднику обратную связь.
Составлять программу обучения для нового сотрудника, чтобы быть полностью обученным своей должности.
Добиваться, чтобы новые сотрудники изучали материалы должностных папок.

5. Контроль и учет кадров

Оформление новых сотрудников:
Подготавливать все необходимые документы для оформления нового сотрудника.
Подписывать трудовой договор с новыми сотрудниками.
Делать записи в трудовой книжке.
Заводить личные дела на каждого нового сотрудника.
Делать небольшое обучение по кадровому учету для сотрудников (какие документы и отчеты сотрудник должен подавать в разных ситуациях).

Контроль посещаемости сотрудников:
Следить, чтобы все сотрудники приходили вовремя на работу.
Вести табель работы сотрудников.

Контроля убытия сотрудников:
Обрабатывать заявления на отсутствие на рабочем месте, одобренных руководителями.
Следить, чтобы сотрудники не уходили раньше с работы.
Сообщать непосредственному руководителю о прогулах и отсутствии на рабочем месте сотрудников.

Кадровая документация и файлы сотрудников:
Составлять все кадровые документы – штатное расписание, приказы о назначении на должность, трудовые книжки и т. д. – в соответствии со структурой компании.
Поддерживать документы по кадровому учёту в актуальном состоянии.
Составлять и подавать официальные отчёты, относящиеся к кадровому учёту.
Хранить все документы, относящиеся к кадровому учёту.
Заводить таблицу по Дням рождения сотрудников. Сообщать о Днях рождениях сотрудников.












ОПИСАНИЕ ОТДЕЛА 1. ОТДЕЛ НАЙМА.
Отдел 1 нанимает квалифицированных сотрудников и назначает их на соответствующие им должности. Проводит обучение и стажировку как для новых, так и для уже имеющихся сотрудников.
Самый важный отдел во всей компании. Этот отдел возглавляет руководитель отдела найма.
Одна из самых важных функций отдела 1 – найм новых сотрудников, удовлетворяющих квалификационным требованиям, в большом количестве.
Хотя найм большого количества новых сотрудников является ключевым фактором для расширения компании, чрезвычайно важно, чтобы при этом нанимаемые сотрудники соответствовали квалификационным требованиям для сотрудников, и чтобы найм осуществлялся из правильных, соответствующих правилам компании источников найма сотрудников. Но при этом в отделе 1 тщательно проверяют, чтобы новые сотрудники, соответствовали квалификационным требованиям.
Если не использовать стандартные источники найма сотрудников, то в компанию будут приходить люди с низкими способностями, что только повредит расширению компании. Такие люди, производя плохой результат, перегружают работой результативных сотрудников, поскольку тем, в свою очередь, приходится постоянно регулировать вопросы нерезультативных сотрудников, действия которых чаще всего являются преступными и разрушительными, сдерживающими развитие всей компании. Нерезультативные сотрудники снижают общий уровень производства компании, приводя его к своим низким стандартам, компания страдает от этого и никак не может подняться выше этого уровня.
Поэтому отдел 1 нанимает много сотрудников, используя правильные источники найма сотрудников, то есть таких сотрудников, которых можно будет обучить и которые смогут выполнять работу.
Отдел 1 вывешивает объявления и плакаты о найме, проводит интервью людям из правильных источников найма сотрудников, чтобы пригласить их на работу и заключить с ними трудовые договора. Рассылают по спискам клиентов компании массовые почтовые отправления с рекламой по найму, которая была сделана на основе опросов, и в целом занимаются продвижением работы в компании.
Сотрудники отдела 1 с помощью писем, продвижения, непосредственного общения нанимают на работу в компанию новых сотрудников, которые удовлетворяют квалификационным требованиям. Отдел 1 постоянно делает исходящий поток потенциальным сотрудникам и поддерживает уровень энтузиазма в этой деятельности.
Сотрудники отдела 1 – это профессионалы. Они постоянно обучаются и совершенствуют свой навык в найме новых сотрудников.
Они имеют профессиональные подборки материалов, показывающих важность работы в компании, и используют эти подборки при собеседовании с кандидатами.
Они всегда хорошо выглядят, и их офисы презентабельны. Они соблюдают все стандарты, которые создал владелец бизнеса.
Отдел 1 никогда не отказывает в найме людям, которые пришли из правильных источников найма сотрудников, из-за каких-либо мнений или произвольностей других сотрудников, и никому не позволяет это делать в компании. Сотрудники отдела 1 проверяют квалификацию людей, рассматривая анкету и результаты тестов.
Отдел 1 побуждает другие подразделения и других сотрудников участвовать в найме сотрудников. Дает им рекламу по найму, чтобы они размещали их у себя в статусах, в сторисах в соц сетях. Также приглашали своих знакомых работать в компании. Создает игры для действующих сотрудников, чтобы они были замотивированы направлять большое количество новых кандидатов в компанию. Поощряет действующих сотрудников, которые активно содействуют найму сотрудников.
Отдел 1 вводит в действие и поддерживает использование форм направления. Компания состоит из коммуникационных линий и должностей. Формы направления устанавливают в компании линии, которые соответствуют правилам компании. Они также диктуют каждому сотруднику, какие именно действия в соответствии с правилами нужно выполнять в отношении людей или документов, перемещающихся по этим линиям. Формы направления строят компанию. Вот почему жизненно важно, чтобы они использовались точно. Поэтому отдел 1 заинтересован во внедрении форм направления. Отдел 1 обучает сотрудников и проводит тренировки по использованию форм направления, чтобы формы направления использовались постоянно. Отдел 1 должен безжалостно добиваться, чтобы формам направления следовали, потому что компания, которая не использует стандартные формы и чек-листы, будет попадать в замешательство и не будет достигать своего конечного результата работы.
Отдел 1 также отвечает за наличие оргструктуры в компании и поддержание её в актуальном состоянии, так чтобы она постоянно отражала те должности, которые занимают сотрудники. Отдел 1 обеспечивает, чтобы все сотрудники знали структуру компании. Таким образом каждый сотрудник получает хорошее понимание организации, своей должностной инструкции и того, как она соотносится с другими должностями – и компания превращается в одну сплоченную команду.
Отдел 1 руководит всеми новыми сотрудниками. Вместе с менеджером по стажировке и введению в должность сотрудники отдела обеспечивают, чтобы новые сотрудники получили правильные программы для прохождения основного обучения. Новые сотрудники проходят обучение по стажировочным материалам. Это обучение жизненно важно, так как оно дает новому сотруднику фундаментальные знания о том, что такое компания, как она действует, и что ожидается от него как от сотрудника компании.
Сотрудники отдела 1 заботится о новых сотрудниках и обеспечивает, чтобы новые сотрудники использовали и получали полезную работу, пока они находятся в группе стажеров и проходят свое основное обучение. Однако отдел 1 также замечает, если стажер не соответствует предъявляемым к нему требованиям из-за того, что он медленно учится или не выполняет порученные ему задания. Таких людей увольняют.
Отдел 1 также правильно использует схему распределения сотрудников, на которой показано, какие должности в компании необходимо заполнить. Отдел 1 обеспечивает, чтобы компания заполнялась сотрудниками правильно, чтобы поддерживалось правильное соотношение сотрудников, и чтобы в компании следовали правильной последовательности заполнения должностей. При этом отдел 1 следит, чтобы принималось во внимание, какие области перегружены, какие существуют производственные требования, и планирует равномерно расширение компании.
Когда решение о приеме стажера было принято, сотрудник отдела 1 вместе с менеджером по обучению сотрудников составляет правильную программу для дальнейшего обучения данного сотрудника на его новой должности. Хотя составление программ проводится менеджером по персоналу индивидуально, в каждую программу обязательно включаются программа обучения по должностной инструкции, полная программа обучения по должностной папке сотрудника, общая папка сотрудника. Отдел 1 обучает и стажирует сотрудников, чтобы все сотрудники были стабильными и могли контролировать свои должности и производить свои конечные результаты работ. Для этого важно обеспечить, чтобы у сотрудников были наборы материалов для их должностей, и проверяет знания и применение этих материалов.
Правильно оформляет сотрудников по трудовому законодательству. Заключает трудовой договор и делает отметки в трудовой книжке. Бережно хранит трудовые книжки сотрудников и заводит личные дела на каждого сотрудника. Обучает сотрудников по табельному учету. Также объясняет в какое время сотрудник будет получать зарплату.
Личные дела сотрудников и послужные списки всех сотрудников компании – это важные инструменты отдела 1, которые постоянно поддерживаются в актуальном состоянии и в полном порядке. Эти файлы используются для назначений на должности и продвижений, и ими никогда не пренебрегают и не позволяют, чтобы в этих файлах образовались завалы.
Заводит таблицу по Дням рождениям сотрудников. Заносит в таблицу Дни рождения новых сотрудников и убирает уволившихся сотрудников. Вывешивает каждый месяц именинников месяца.
Отдел 1 ставит на должности обучает не только новых сотрудников, он также постоянно заботится о существующих сотрудниках. Вместе с отделом обучения сотрудников отдел 1 обеспечивает, чтобы сотрудники становились более компетентными, проходя более высокие уровни обучения, и чтобы они были постоянно поставлены на свои должности.

Отдел 1 создает организацию. Это быстрая деятельность, которая создает основные ресурсы – НАНЯТЫЕ, ПОСТАВЛЕННЫЕ НА ПОСТЫ, ОФОРМЛЕННЫЕ, КВАЛИФИЦИРОВАННЫЕ СОТРУДНИКИ, КАЖДЫЙ ИЗ КОТОРЫХ УСИЛИВАЕТ ДЕЯТЕЛЬНОСТЬ ВСЕЙ КОМПАНИИ – что и является РЕЗУЛЬТАТОМ этого отдела.

РАСПОРЯДОК ДНЯ:
Рабочий день начинается с 9:00 до 18:00.
Обеденный перерыв с 12:00-13:00.

Суббота, воскресенье выходной.

РЕГУЛЯРНЫЕ ДЕЙСТВИЯ:
 
Ежедневные действия:
Обрабатывать заявки по найму
Делать исходящий по найму
Делать количественный план по исходящему
Смотреть наличие вакансий
Проводить собеседования
Контролировать стажеров
Делать количественный план по воронке найма
Контролировать присутствие сотрудников на рабочих местах
Вести табель
Подавать информацию о собеседовании руководителю и согласовывать время собеседования заранее

Административные обязанности:
Подводить  итоги дня
Вносить в таблицу показатели своей работы за день
Писать план на день
Посещать совещание с руководителем

Еженедельные действия:
Приводить структуру компании в актуальное состояние
Формировать должностные инструкции
Проводить проверки по должностным инструкциям.
Поддерживать кадровые документы в актуальном состоянии

Административные обязанности:
Вносить в таблицу показатели своей работы за неделю
Подводить итоги недели
Писать план на следующую на неделю
Приходить на еженедельное совещание с руководителем
Анализировать неделю. В случае возникновения успешных и неуспешных действий писать их в свою должностную инструкцию.
Посещать собрание сотрудников.

Ежемесячные действия:




Административные обязанности:
Вносить в таблицу показатели своей работы за месяц
Писать планы на месяц
Посещать ежемесячное совещание с руководителем.
Подавать идеи по своей должности (улучшения и предложения)


Ежеквартальные действия:

Административные обязанности:
Участие в подведение итогов квартала и составления плана на квартал
Участвовать в корпоративах по достижению квартальных планов
Подавать заявку на повышение по структуре компании
Повышение квалификации

Ежегодные действия:
Административные обязанности:
Участие в подведение итогов года и составления плана на года
Участвовать в корпоративах компании
Праздновать свой День рождение в компании
Праздновать День рождение компании
Участвовать в мероприятиях компании (субботники, выставки, конференции, выездные встречи)
Брать отпуск.

РЕЗУЛЬТАТ РАБОТЫ:
Нанятые, поставленные на должности, оформленные, квалифицированные сотрудники, каждый из которых усиливает деятельность всей компании.

ПОКАЗАТЕЛИ РАБОТЫ:

Главная статистика:
Количество сотрудников прошедших полное обучение - эта статистика накопительная. Необходимо посчитать полностью обученных сотрудников на своем посту.

Чтобы быть полностью обученным необходимо пройти следующее обучение:
Стажировочная неделя
Должностная инструкция
Должностная папка
Общая папка сотрудника

В документе ведется учет обучения всех сотрудников, по которому видно на каком этапе обучение сотрудников. Необходимо посчитать посчитать кол-во сотрудников дошедших и завершивших “ПС” (папка сотрудника).


Подстатистики:
Баллы за обучение сотрудников
Кол-во сотрудников в компании
Количество нанятых и поставленных на пост новых сотрудников, которые успешно прошли стажировку и приступили к работе
Кол-во новых сотрудников прошедших стажировку
Кол-во новых сотрудников на стажировке
Баллы исходящего по найму



Главная статистика:
Количество нанятых и поставленных на пост сотрудников (баллы)

Подстатистики:
Количество исходящего потока по найму (в баллах)
Количество полученных заявок
Количество назначенных встреч
Количество прошедших собеседование
Количество одобренных кандидатов
Количество кандидатов готовых выйти на стажировку
Количество кандидатов вышедших на стажировку
Количество стажеров завершивших форму ориентации
Количество стажеров завершивших форму ознакомления
Количество стажеров завершивших форму основ работы компании
Количество кандидатов, завершивших стажировку
Количество оформленных новых сотрудников
Количество обученных сотрудников

МОТИВАЦИЯ:
Оклад в месяц 60 тыс руб. 

Начисляются премиальные части.

Премия за полностью обученных сотрудников.
Статистика соотношение обученных сотрудников к количеству сотрудников сотрудников в компании считается процентом, если
1 - 19  %  - 2 тыс
20 - 39 % -  4 тыс
40 - 59 % -  6 тыс
60 - 79 % -  8 тыс
80 - 99 %  - 10 тыс
100% - 12 тыс

Премия выдается за неделю нанятых и поставленных на пост сотрудников, которые успешно прошли стажировку и приступили к работе на неделе:
10-8 нанятых сотрудников за неделю - 2500 руб
7-6  нанятых сотрудников - 2000 руб
5-4 нанятых сотрудников- 1500 руб
3-2 нанятых сотрудников - 1000 руб
1 нанятых сотрудников - 500 руб


Месячные премии после испытательного срока:

Все месячные премии начисляются после третьего месяца работы (после испытательного срока):

Первая месячная премия начисляется за статистику “Количество сотрудников, которые работают более 3-х месяцев”. Здесь мы считаем прирост к предыдущему месяцу:

5 новых сотрудников за месяц - 5000 руб
4 новых сотрудников за месяц - 4000 руб
3 новых сотрудников за месяц - 3000 руб
2 новых сотрудников за месяц - 2000 руб
1 новый сотрудник за месяц - 1000 руб
 
Вторая месячная премия начисляется за полностью обученных сотрудников по своей Должностной инструкции, Должностной папке и Общей папки сотрудника.

За каждого административного сотрудника - 5 тыс руб
За технического сотрудника сотрудника - 8 тыс руб
За каждого руководителя - 10 тыс руб

Третья месячная премия начисляется за качество нанятых и прошедших стажировку сотрудников. Это соотношение нанятых, прошедших стажировку и поставленных на посты сотрудников к сотрудникам, которые остались работать после постановки их на пост за первые три недели текущего месяца и последняя неделя предыдущего месяца.

100% - 10 тыс
80 - 99% - 8 тыс
60 - 79 % -  6 тыс
59 - 40 % - 4 тыс
39 - 20% - 2 тыс
19 - 0% - 0

Например,
Июль 4 неделя - 2 нанятых сотрудников и поставленных посты
Август 1 неделя -  3 нанятых сотрудников и поставленных посты
Августа 2 неделя - 3 нанятых сотрудников и поставленных посты
Август 3 неделя - 2 нанятых сотрудников и поставленных посты

Всего: 10 сотрудников наняли и поставили на посты. 31 августа смотрим, что из 10 сотрудников осталось работать 5. Это 50%. Премия 6 тыс руб.







ТИПОВЫЕ ОШИБКИ:

Найм не является общим делом всей компании. найм новых сотрудников нужен одному сотруднику или руководителю.
Не давать подтверждения в общении на собеседовании или на групповых презентациях.
В лоб говорить, что кандидат опоздал (первая фраза): “Вы опоздали”.
Не быть доброжелательным с новыми сотрудниками (не здороваться  и не соблюдать манеры).
Не помогать новым сотрудникам при прохождении форм для стажеров.
Обсуждать проблемы с клиентами и проблемы в компании с новым сотрудником.
Не брать обратную связь ушедшего с стажировки нового сотрудника.
Обсуждать нового сотрудника на стажировке при новых кандидатах, которые пришли на собеседование или проходят формы стажеров.
Не брать обратную связь тех, кто ушел после собеседования.
Не делать постоянный исходящий поток, думая что есть заявки и откликнувшиеся кандидаты сами напишут или позвонят.
Не иметь рекламных материалов.
Не контролировать приход кандидатов на собеседование.
Не спрашивается при групповом собеседовании начнем или ждем опоздавших. Проводить собеседование в форме монолога. Нет двустороннего общения на собеседовании.
Нет контроля заполнения анкеты. Кандидаты не до конца заполняют анкеты.
Не поддерживать общение с кандидатами,  когда делают формы стажеров.
Иметь непрезентабельные материалы по найму.
Коррекция форм стажеров без одобрения руководства.
Не осуществлять хороший контроль при проведении кандидата по воронке найма.
Давать выбор кандидатам: “Вы завтра сможете в 11:00?”. Это неправильно. Правильно сказать:  “Завтра в 11:00”.
Проводить координации во время собеседования.
Сотрудники не ознакомлены с формами стажеров, не понимают что делают новые сотрудники.
Не улаживать ситуации с уволенными сотрудниками.
Плохой пиар компании, который не позволяет делать найм новых сотрудников.
Недостаточное внимание к кандидату во время стажировки, после чего у стажера создается ощущение, что про него забыли.
Кандидаты долго ждут ответа на заявку.
Иметь пропущенные звонки от кандидатов.
Некачественное отработанное резюме от кандидата.
Отсутствия планирования и прогнозирования найма новых сотрудников
Неправильные внесенные данные в статистиках и материалах для новых сотрудников

Найм оффлайн:
Грязные помещения, не соблюдается чистота и порядок в помещениях для собеседования. Не подготовленные помещения для собеседования.
Не сообщать сотрудникам, что придут кандидаты на собеседования, чтобы они были готовы и ждали их.
Никто не встречает кандидатов, которые приходят на собеседование.
Нет места раздеться и оставить личные вещи кандидатам, которые пришли на собеседование.
Не здороваться с кандидатами, не спрашивать как зовут, на какую должность пришли, не предложить раздеться.
Не давать подтверждения, когда кандидат пришел раньше на собеседование.
Брать сотрудников на проведение собеседования, которые не заинтересованы в сотрудниках.
Не иметь зоны, где кандидаты могут пройти формы стажеров.
Приходить другим сотрудникам и руководителям с проблемами во время собеседования и проведения через форм стажировки.
Не иметь  визиток/ листовок компании
Часто спрашиваем на форме стажеров №1 “Ориентация в компании”: “Закончили”. Создается впечатление,  как будто подгоняем человека.
Заранее не подготовленные анкеты и формы стажеров для собеседования.

 
УСПЕШНЫЕ ДЕЙСТВИЯ:

Разработанные формы для стажеров, позволяющие доступно и самостоятельно проходить ориентацию в компании, обучение по правилам стандартам компании.
Есть разработанные статистики, благодаря которым можно отслеживать воронку найма.
Есть ПОНЯТНОЕ прописанное на начальном этапе обучение.
Оргструктура, на которой предельно ясно расписано кто за что отвечает, у кого какой результат работы.
В каждой должности есть своя должностная инструкция и материалы для обучения.
Проводятся опросы сотрудников, исходя из которых можно увидеть много нюансов, начиная с каналов по привлечению кандидатов заканчивая моментами, что можно улучшить в компании.
Проведение собеседования в оптимальные дни с наибольшей отдачей.
Проведение групповых собеседований.
Отправка кандидатам информации о собеседовании на WhatsApp, где можно увидеть ролик и отзывы о работе в компании.
Получение подтверждения кандидатом в день перед назначенным собеседованием.
Проводиться презентация компании с указаниями преимуществ работы именно  у нас.
Составление плана работ и последующее выполнение его.
Быстро и качественно обрабатывать отклики и звонки от кандидатов
Размещать вакансию на всех возможных ресурсов
Качественно отрабатывать возражения от кандидатов.
Эффективная презентация компании и вакансии на собеседовании.
сданные вовремя запрос в ПФР;
закрытие вакансии “Курьер”;
участие в сдачи отчета по декретницам в ФСС (подготовка документов (восстановление)

ФАЙЛЫ И ПРОГРАММЫ:
Google-диск - это платформа для хранения,  использования и редактирования документов. При открытии доступов другой сотрудник может видеть, читать и редактировать документы. Google-диск  позволяет безопасно использовать документы.

CPM- система - это программа, которая позволяет вести учет и картотеку клиентов, осуществлять аудио и видеозвонки, ставить задачи сотрудникам, контролировать выполнение задач.

Рабочая почта - почта для осуществления письменной коммуникации в виде сообщений.

Телеграмм - платформа для обмена сообщениями.

WhatsApp - платформа для обмена сообщениями


КОММУНИКАЦИЯ НА ДОЛЖНОСТИ:

Постановка на пост
Дать доступ на гугл диск
Проверить стажировочную старую
Дать обратную связь по новой и старой
заявки от пиар
договор составить
изучить материалы 1 отделение
договор о неразглашении