Инструкция 7 Как оформлять отпуск сотрудника

1.1. Что такое отпуск.

Отпуск — это временное освобождение сотрудника от работы с сохранением заработной платы или частичной компенсацией. Отпуск предоставляется для отдыха, лечения, учебы или решения личных дел. Основные виды отпусков включают:

Ежегодный оплачиваемый отпуск — предоставляется работникам по общему правилу.
Больничный — для временной нетрудоспособности.
Учебный — для посещения учебных заведений.
Декретный — для женщин в период беременности и после родов.

Отпуск регулируется трудовым законодательством, и его продолжительность зависит от стажа работы и условий трудового договора.

Работникам предоставляются ежегодные отпуска с сохранением места работы (должности) и среднего заработка.

Ежегодный основной оплачиваемый отпуск предоставляется работникам продолжительностью 28 календарных дней.


Продолжительность ежегодных основного и дополнительных оплачиваемых отпусков работников исчисляется в календарных днях и максимальным пределом не ограничивается. Нерабочие праздничные дни, приходящиеся на период ежегодного основного или ежегодного дополнительного оплачиваемого отпуска, в число календарных дней отпуска не включаются.



1.2. График отпусков.
График отпусков — это документ, который фиксирует планирование и распределение отпусков сотрудников в компании на определенный период (обычно на календарный год). Он включает информацию о:
сотрудниках — фамилии, имена и должности.
сроках отпусков — даты начала и окончания отпусков.
видах отпусков — например, ежегодный, учебный или больничный.

График помогает организовать работу предприятия, предотвращает перекрытие отпусков, обеспечивает равномерное распределение нагрузки и упрощает процесс планирования. Он должен быть согласован с работниками и размещен на видном месте.
Важно! Разработать и утвердить график на будущий год нужно до 17 декабря. Можно оставить его в произвольной форме, но удобнее использовать унифицированную форму Т-7.
Категории работников, которые по закону могут отдыхать в то время, которое выберут сами, и нельзя им отказать. Среди них:
сотрудники, у которых есть дети-инвалиды;
внешние совместители;
беременные женщины (они могут уйти в очередной отпуск перед отпуском по беременности и родам, или после него);
почетные доноры;
участники боевых действий;
работники, которых вы до этого отозвали из очередного отпуска;
новые сотрудники, которые отработали 6 месяцев – свой первый отпуск они берут вне графика.



1.3. Как оформлять отпуск сотруднику.

Планировать отпуск. Определить даты начала и окончания отпуска. Убедиться, что в эти дни нет критически важных задач.
Уведомить работодателя. Подготовить письменное заявление на имя руководителя. В заявлении указать желаемые даты и тип отпуска (ежегодный, учебный и т. д.).
Подать заявления. Передать заявление в отдел кадров или непосредственному руководителю. Это нужно сделать заранее (за 2–3 недели).
Ожидать ответа. Дождаться согласования. После утверждения получить копию с подписью.
Подготовиться к отпуску. Завершить текущие дела и передать задачи коллегам, если это необходимо.

1.4. Как оформлять отпуск для сотрудника.

Прием заявления. Убедиться, что заявление заполнено правильно и подписано сотрудником.
Проверить графика отпусков. Убедиться, что запрашиваемые даты соответствуют графику отпусков и не нарушают трудовое законодательство.
Согласовать отпуск. Передать заявление на подпись руководителю. Обеспечить обратную связь сотруднику.
Зарегистрировать отпуск. Обновить журнал учета отпусков, указав даты и тип отпуска.
Оформить документы. Подготовить необходимые документы для бухгалтерии.
Проинформировать сотрудника. Убедиться, что сотрудник знает о своих правах и обязанностях во время отпуска.

При возникновении вопросов рекомендуется консультироваться с юристом или специалистом по трудовым отношениям.

1.5. Процедура предоставления отпуска сотруднику.
О начале ежегодного отпуска сообщите сотруднику за две недели письменно и под роспись. Если работник отдыхает по графику, заявление с него можно не требовать.
Нужно оформить приказ. Он может быть произвольной формы, но чаще всего используют готовую форму Т-6 Приказ о предоставлении отпуска работнику.rtf, в котором есть все необходимые поля. Ознакомить с приказом сотрудника под роспись. Можно оформить приказ сразу на несколько человек. Для этого нужно использовать унифицированный бланк Т-6а. Приказ о предоставлении отпуска работникам.RTF
Запросить в бухгалтерии расчет и выплату отпускных. Это нужно сделать не позже, чем за 3 дня до начала отдыха.
В табеле учета рабочего времени отметить дни отдыха кодом «ОО».
Сделать отметку в разделе VIII личной карточки работника (форма N Т-2).