Инструкция 1 Ведение файлов сотрудников

1.1. Порядок ведения папки с личными делами сотрудников:
Личное дело работника формируют при приеме на работу.

До того, как оформить личное дело работника, сначала определяем, что должно в нём храниться — какие документы допустимо хранить в папке, а какие строго запрещено.


Важно! Хранить в личном деле копии документов работника, например, копию паспорта, СНИЛС, трудовой книжки, необходимо только с его письменного согласия. В этом случае согласие также можно подшить в личное дело сотрудника.

После приема на работу нового специалиста заводим отдельный файл, куда подшиваем документы, связанные с его трудовой деятельностью. В процессе работы просто пополняем папку новыми документами, которые непосредственным образом связаны с работой сотрудника. Последовательность документов в личном деле работника рекомендуется хронологическая, по мере их поступления.

В состав личного дела сотрудника не включается трудовая книжка и личная карточка, эти документы подлежат отдельному хранению, необходимо обеспечивать их сохранность.
Периодически необходимо проводить ревизию всех файлов сотрудников, чтобы:
проверить данные в личных делах сотрудников,
правильно их оформить,
систематизировать.