Задание 5. План на день

У вас сформирован план на неделю. Вы написали задачи по областям, распределили задачи по дням. У вас составлено примерное расписание, в котором видно как распределено ваше время на неделю.
Следующий шаг план на день.

1.Заполняем графы День и День недели. Записываем дату и месяц, какой день недели.

2.Заполняем в расписание время сна и приема пищи.
Их нужно тоже планировать, иначе они не состояться. Задачи отнимают определенное количество времени и его нужно


3.Условная задача: если нужно подготовиться к этим двум мероприятиям, то нужно эти дела запланировать. Купить продукты, приготовить еду, заправить постель, утренний и вечерний туалет. Записываем их в задачи на день.


Мы это не планируем, а на самом деле эта «рутина» отнимает у нас время. Если мы ее не планируем, хотя бы нужно учитывать время подготовки и понимать, что это время ваше занято.


4. Продолжаем заполнять расписание. Ставим жесткие задачи, которые уже привязаны ко времени. Это может быть совещания, встречи, семинары, поездки.

5.Условная задача: если к встречам, к поездкам нужно подготовиться, то нужно выделить время на это и запланировать в какое время вы это будете делать.

6.Дальше нужно запланировать действия, которые вы делаете постоянно, потому что это входит в обязанности. Например, если в обязанности входит работа с клиентами, то скорее всего вы будете обзванивать клиентов. Если вы работаете с бумагами, то вы будете работать с бумагами.

Эту работу нужно проделывать с каждыми вашими обязанностями. Это я называю «текучка». Обычные действия, которые отнимают у нас время и которые мы не планируем.

С каждым планированием вы отточите навык отыскивать эту текучку и ее можно будет просто вбить и не тратить время на переписывание.

7.После того вы выписали задачи, привязанные ко времени, подготовку к мероприятиям, «текучку», только после этого можно планировать новые дела и дела, которые вы планировали в плане на неделю.

Часто мы пишем задачи на сегодняшний день. Это список задач, это не планирование. Планирование — это учет всех выше изложенных вещей, которые соотносятся со временем. А список — это просто список дел.

Зачастую мы составляем большие списки, пишем все что мы хотим выполнить, а когда в конце для обнаруживаем, что сделали только 2-3 задачи, расстраиваемся. Позже складывается впечатление, что «планирование не работает», что «это тяжело», что «это не для меня».

Форс-мажеры.
Еще нужно учитывать такую вещи как форс-мажерыи и прилетевшие дела. Закладывайте на них 20% времени. Ученые по тайм-менеджменту доказали, что у человека 20% времени уходит на форс-мажеры. Поэтому это время нужно заложить в ваши задачи. Если на поездку уходит 30 минут, заложите 40 минут. Если собираетесь за 15 минут, выделите 20 минут. Это одна тоже из причин почему планирование не работает. Пишем план, делаем его жестким и если что-то происходит не по плану, то мы выбиваемся из расписания и плана, это вводит в состояние в замешательства и начинаешь опять отходить от плана. Если рабочий день 8 часов, то план нужно писать 6 часов :).

Планирование — это навык. Его нужно тренировать. Поэтому первые боевые планы могут быть не удачны, поэтому нужно продолжать писать, писать и отточить свой навык до совершенства.

Чем отличается расписание, которые мы составляем в недельном планировании и дневном расписании?
В недельном расписании мы не расписываем все дела по часам, мы пишем общее намерение. В плане на дне уже мельчим по часам, минутам. Пример, с 8:00 до 12:00 вы будете заниматься делами по хозяйству в недельном планировании. В днем плане дела по хозяйству можно расписать по часам.


Левая сторона план на день.

На левой стороне в колонке «Исходящий» мы пишем списки кому нужно позвонить, написать, назначить встречу.
Если не хватает место то, можно воспользоваться стикерами. Можно написать отдельный список кому позвонить на стикере, чтобы брать его с собой.
Также можно здесь отмечать любой исходящий, который вы хотите сделать: рассылку, посты написать, фото выложить и т.д.
В общем списке задач тяжело будет найти кому вы должны были позвонить, отдельный столбик привлечен внимание и вы сможете проконтролировать всем ли вы перезванивали и  позвонили.

Колонка «Прилетело». 
При возникновении новых не запланированных дел, мы не записываем их в свой план на день. Эти задачи не были нами запланированы, т.е. они «прилетели» из вне.
Поэтому колонка так и называется «прилетело».
Зачем нужно вести эти колонку?
Во первых, иногда вы будете видеть, что задачи на день не все были сделаны. Проводя анализ, вы будете видеть, что вам «прилетело» дело и вы решили, что оно приоритетное, поэтому им занялись. Вам будет понятно чем вы занимались и куда ушло ваше время.
Во вторых, не всеми делами нужно заниматься прямо сейчас и бросать ваш план на день, поэтому есть место куда вы можете записать, а потом эти дела запланировать.
В третьих, когда вы работаете с людьми, то есть различные договоренности, обещания и т.д. вы можете записать их сюда, чтобы не забыть их выполнить.
В конце дня, подводя итоги, вы можете вычеркнуть что было сделано и перенести спокойно прилетевшие задачи во время в планировщик.
В конце неделе нужно просмотреть еще раз эту колонку в каждом дне, чтобы ничего не потерять. Если нужно, то внести в список незавершенных дел.


Колонка «Продукт\ цель дня»
Продукт — это результат, который вы достигли за день. Не нужно переписывать выполненные задачи с боевого плана. Выполненные задачи можно подчеркнуть выделителем. Не сделанные останутся не закрашенными и будут видны.
В этой колонке мы пишем какой результат мы хотим достигнуть в течении дня. Потом пишем или отмечаем из написанного, что сделано. На правой стороне пишутся конкретные задачи, которые приведут к результату. А здесь мы пишем результат.
Также здесь мы можем поставить план по статистикам, сколько хотим достичь.


Колонка «Итоги дня»
В этом колонке мы тоже не переписываем задачи с плана на день. Здесь мы проводим анализ почему что-то было сделано и почему что-то не было сделано. Устанавливаем причинно следственную связь и смотрим как исправить то, что не привело нас к результату и планируем шаги исправления Так же смотрим, что привело нас к результату и закрепляем это, выявив действия, которые привели нас к результату.