Инструкция для нового сотрудника Система трех корз

Инструкция для нового сотрудника
Система трех корзин
На вашем рабочем месте должна стоять система трех корзин. (Если у вас их нет, то попросите офис менеджера). На них должны быть наклеины бирки «Входящие», «Отложенные», «Исходящие»).

Корзина «Входящая». В эту корзину сотрудник помещает входящие сообщения, бумаги, послания, которые необходимо обработать.

Корзина «Отложенная» или «В работе». Она нужна для того, чтобы поместить туда документы, записки, запросы, послания, бумаги, по которым началась работа, но требуется еще время, чтобы ее завершить. Здесь хранятся начатые задачи, но пока незавершенные, на которые требуется время, чтобы их завершить.

Корзина «Исходящие». Сюда мы кладем частицы, которые мы будем размещать в комцентр или которые нужно отдать. Нет необходимости каждый раз по одному листочку носить в комцентр. Для этого существует корзина «Исходящие». Вы отвечаете и обрабатываете все частицы, собираете в корзине.

На рабочем столе должна быть одна или несколько бумаг по конкретному вопросу, с которым вы сейчас работаете. Нет необходимости держать внимание на всех бумагах. Вы берете что-то одно и работаете с ним, если вы не можете ответить на послание, или вам нужна какая-то информация, или вы не можете сейчас ее доработать, то поместите ее в корзину «Отложенные».  Такая привычка позволит вам не иметь бардака на столе. Бумаги будут лежать в корзине.

Есть документы, которые должны лежать в архиве. Вы создаете отдельные папочки для хранения бумаг. Их не нужно держать в корзине «Отложенная» или «Исходящая». Это создаст ощущение завала.

Если у вас несколько функций на посту, то можно завести отдельно корзины для хранение бумаг по разным постам. Или, например, руководитель проекта. Он может завести отдельные папки или корзины для работы с бумагами по каждому объекту. Каждая частица, которая поступает по какому-то объекту будет поступать в корзину этого объекта, и когда понадобиться найти какую-то бумагу,  не нужно будет перебирать всю стопку бумаг.

Если правильно применять систему трех корзин, то на рабочем месте всегда будет порядок. Если на столе бардак, то видно, что сотрудник не использует систему трех корзин, у него перегруз, он не эффективен на посту.