Задание 3. Планирование.
Шаг 3. План на день.
У вас сформирован план на неделю. Вы написали задачи по областям, распределили задачи по дням. У вас составлено примерное расписание, в котором видно, как распределено ваше время на неделю.
Следующий шаг - план на день.
1.1. План на день.
План на день - это инструмент планирования, который поможет проконтролировать выполнение задач в течение дня, чтобы ничего не упустить.
1.2. Чем отличается план на неделю и план на день.
Мы посвятили достаточное количество времени для планирования недели. И может возникнуть вопрос: “Зачем еще писать и план на день?”. Когда планируем, мы не можем предсказать будущие изменения в жизни, а они, как правило, возникают. Когда мы пишем план на неделю, то задаем вектор нашего движения и стабилизируемся в отношении наших задач, чтобы у нас не было хаоса в голове. Когда задачи запланированы и у вас есть полная их визуализация, то изменения не вызывают большую турбулентность, вы просто переставляете задачи местами в недельном планировании и не упускаете их.
Дневной план служит уже более стабильным инструментом, где вы правильно распределяете свой ресурс, как время для достижения поставленных целей на неделю.
1.3. Из каких частей состоит план на день.
1 - шкала времени
2 - расписание. Здесь указываем задачи, которые привязаны ко времени.
3 - задачи на это время
4 - задачи на день по каждой области в том числе и по работе. Здесь указываем задачи, которые не привязаны ко времени.
5 - цель дня
6 - прилетевшие задачи
7 - итоги дня
Дополнительные колонки слева:
дополнительная шкала времени, если вы вдруг живете в другой стране, или вы поехали куда-то, или у вас работа связана с другими странами
мое расписание. Здесь мы расписываем идеальную картину вашего расписания на день.
расписание моего ребенка. Здесь можно составить расписание для ваших детей, мужа/жены, сотрудников, чтобы не запоминать и ориентироваться на него.
Эти колонки созданы исходя из опыта, поэтому их использование не обязательное.
1.4. Как составлять план на день.
Подготовить бланк плана на день.
Заполнить графы День и День недели. Записать дату и месяц, какой день недели.
День ___1 февраля_________ День недели ___понедельник
t
Расписание
Задачи на это время
5
6
Составить свое расписание на день.
В графе “Расписание” записать задачи, которые привязаны ко времени. Можно сразу подтвердить эти встречи, чтобы быть уверенным, что они состоятся.
День ___1 февраля_________ День недели ___понедельник
t
Расписание
Задачи на это время
5
сон
7
завтрак
12
обед
19
ужин
23
сон
Запланировать в расписании следующие задачи:
встречи
обязательства (отвезти/забрать детей в школу/садик)
ваш сон
ваш прием пищи
ваш отдых
ваши физические нагрузки в течение дня
время на обучение
время с детьми
Вы можете составить свой список задач, который нужно выполнить в течение дня.
3. Запланировать подготовку к задачам.
Есть задачи, которые требуют подготовки. Например, если вам нужно поесть, то нужно купить продукты, приготовить еду. Если вам нужно лечь спать, то заправить постель, утренний и вечерний туалет. Их тоже нужно записать и запланировать на них время.
Мы это не планируем, а на самом деле эта «рутина» отнимает у нас время. Если мы ее не планируем, хотя бы нужно учитывать время подготовки и понимать, что это ваше время занято.
В расписании можно не записывать список всех этих задач, но нужно зафиксировать в расписании, что ваше время занято подготовкой.
4. Запланировать работу.
Поставить жесткие задачи, которые уже привязаны ко времени. Это может быть совещания, встречи, семинары, поездки.
День ___1 февраля_________ День недели ___понедельник
t
Расписание
Задачи на это время
8
работа
Проверить почту и разобрать входящие сообщения
Подготовиться к встрече
9
совещание
Проконтролировать работу сотрудников
Поставить задачу помощнику купить
13
встреча
Заключить контракт
Условная задача: если к встречам, к поездкам нужно подготовиться, то нужно выделить время на это и запланировать в какое время вы это будете делать.
Также нужно запланировать сборы и дорогу до работы.
Дальше нужно запланировать действия, которые вы делаете постоянно, потому что это входит в обязанности. Например, если в обязанности входит работа с клиентами, то скорее всего вы будете обзванивать клиентов. Если вы работаете с бумагами, то вы будете работать с бумагами.
5. После того как вы выписали задачи, привязанные ко времени, подготовку к мероприятиям, «текучку», можно планировать новые дела и дела, которые вы планировали в Плане на неделю.
Часто мы пишем списки задач на день. Но это список задач, это не планирование. Планирование — это учет всех вышеизложенных вещей, которые соотносятся со временем. А список — это просто список дел.
Зачастую мы составляем большие списки, пишем все, что мы хотим выполнить, а когда в конце для обнаруживаем, что сделали только 2-3 задачи, расстраиваемся. Позже складывается впечатление, что «планирование не работает», что «это тяжело», что «это не для меня».
Для составления списка задач используйте графу “Задачи на день по областям”.
Они делятся на рабочие и личные. Если удобно вначале поставить личные задачи, то можно переставить колонки местами.
Рабочие задачи:
Задачи по работе. Общие задачи по работе, что нужно выполнить.
Доход. Задачи, связанные с доходом и их получением.
Производство. Задачи, связанные с предоставлением товара или услуг.
Продвижение. Задачи, связанные с продвижением человека, товара/услуги, компании. Это могут быть звонки, посты, сторис, письма в мессенджерах, рассылка и т.д. В плане на день может затеряться информация о том, что кому-то нужно позвонить. А отдельная колонка позволит выделить эти задачи и не забыть это сделать.
Финансовые задачи. Задачи по финансам: перевод денег, поступления денег, оплаты и расходы.
Личные задачи:
Задачи по телу / личные задачи
Задачи по ребенку/детям
Задачи по хозяйству
Задачи по управлению. Здесь пишутся задачи как разобрать бумаги, решить юр вопросы, вопросы по планированию.
Разное.
Как заполнять колонку “Прилетевшие задачи”.
При возникновении новых незапланированных дел мы не записываем их в свой план на день. Эти задачи не были нами запланированы, т. е. они «прилетели» из вне.
Поэтому колонка так и называется «Прилетевшие задачи».
Зачем нужно вести эти колонку?
Во-первых, иногда вы будете видеть, что не все задачи на день были сделаны. Проводя анализ, вы будете видеть, что «прилетевшее» дело более приоритетнее, поэтому им занялись. Вам будет понятно, чем вы занимались и куда ушло ваше время.
Во-вторых, не всеми делами нужно заниматься прямо сейчас и бросать вашу текущую задачу, которой вы сейчас занимаетесь. Поэтому есть место куда можно записать “прилетевшую” задачу и при завершении дела, вернуться к “прилетевшим” задачам, если их важно делать прямо сейчас.
В-третьих, при работе с людьми создаются различные обещания и договоренности на будущее, вы можете записать их в “прилетевшие задачи”, чтобы не забыть их выполнить.
Подводя итоги дня, вы можете вычеркнуть из списка “прилетевших дел” то, что было сделано, и перенести спокойно несделанные задачи в план на неделю или на месяц, в зависимости от задачи.
Как заполнять колонку “Цель дня / результат”.
После того, как запланирован день, нужно поставить цель на день, чтобы иметь одну фокусировку и важный приоритет.
Цель дня может сортировать задачи по важности, когда появляются новые задачи или вы что-то не успеваете сделать.
Подводя итоги дня, нужно записать каких результатов вы добились в течение дня и дать этому подтверждение. Это увеличит уверенность и усилит желание планировать дальше.
Как заполнять колонку “Итоги дня”.
В этой колонке мы не переписываем выполненные задачи с плана на день. Здесь мы проводим анализ: почему что-то было сделано и почему что-то не было сделано. Устанавливаем причинно-следственную связь и смотрим как исправить то, что не привело нас к результату и планируем шаги исправления, так же смотрим, что привело нас к результату и закрепляем это, выявив действия, которые привели нас к результату.
Продвижение
«Прилетевшие задачи»
Позвонить маме
Купить очки для бассейна ребенка
Позвонить клиенту
Заплатить в садике за экскурсию «Пожарное депо»
Сделать рассылку
Прояснить по налогам 1%
Заправить принтер
Цель дня / результат
«Итоги дня»
Доход 100 000
Утро было четко по шагам запланировано, поэтому
Заплатить налоги
Очень быстро все сделала.
Планировать четкие шаги, которые
Позволяют не сбиваться с курса
Много времени уходит на сборы вещей по утрам
Решение: вечером писать список, что нужно
взять с собой, готовить вещи с вечера